Doorbreek de dagelijkse hectiek en kies voor structurele groei: zo krijg je de Check-Act fase van je PDCA-cyclus eindelijk goed van de grond.
Komt dit je bekend voor? Je hebt een duidelijke visie voor je organisatie, maar zodra het op evalueren aankomt, krijgt de dagelijkse hectiek de overhand. Veel organisaties lopen ertegenaan dat hun kwaliteitssysteem wel op papier bestaat, maar in de praktijk niet echt "leeft" of gedragen wordt.
De basis: Doelen die uitnodigen tot actie.
Voordat je kunt evalueren (Check), moet je weten wát je evalueert. Het begint bij de Plan-fase. In plaats van vage ambities, is het cruciaal om focus aan te brengen door maximaal drie tot vijf doelen te stellen. Maak deze doelen SMART aan de hand van de 5 W’s (Wat, Wie, Waar, Wanneer en Waarom). Alleen als een doel concreet is, kun je later vaststellen of je het daadwerkelijk hebt behaald.
Drie pijlers voor een succesvolle evaluatie.
Om te voorkomen dat de Check-fase een "moetje" wordt dat steeds wordt uitgesteld, zijn er drie basisprincipes essentieel:
Plannen:
Zet de evaluatiemomenten hard op de agenda. Door vooraf deadlines te bepalen, creëer je de noodzakelijke focus voor jezelf en je collega’s.
Eigenaarschap:
Kwaliteit is geen "kunstje" van alleen de kwaliteitsmedewerker. Iedereen in het team moet voelen voor welk deel zij verantwoordelijk zijn. Pas als mensen eigenaarschap voelen, zien ze de urgentie en de meerwaarde van de doelen.
Cyclus en opvolging:
Maak er een vast ritme van. Bespreek de uitkomsten, kijk wat er in de tussentijd is gebeurd en maak direct nieuwe afspraken.
De 4C-methode: Praktisch aan de slag
Wanneer je vervolgens echt gaat evalueren, kun je de 4C-methode gebruiken om structuur aan te brengen:
• Constateren: Wat gaat er (niet) goed met het doel?
• Corrigeren: Welke verbetermaatregelen gaan we samen nemen?
• Controleren: Worden de afgesproken acties ook echt uitgevoerd?
• Complimenteren: Vergeet niet te benoemen wat er al wel goed gaat! Juist dat laatste punt, het compliment, is cruciaal voor de motivatie. Door successen te vieren en inzet te waarderen, blijven mensen gemotiveerd om aan verbetering te werken.
Focus eerst op de kern, dan op de randzaken.
Het is verleidelijk om direct te beginnen met interactieve werkvormen of hippe overlegstructuren maar zorg eerst dat de basis klopt. Als de structuur van plannen, eigenaarschap en controle staat, verlopen vergaderingen sneller en effectiever omdat iedereen weet wat de volgende stap is. Pas daarna kun je met leuke werkvormen de evaluatie nóg inspirerender maken.
Loop jij in jouw organisatie ook tegen een kwaliteitsvraagstuk aan? Of wil je dat we jouw casus een keer behandelen? Laat het ons weten via LinkedIn, Instagram of stuur een bericht onder onze video's.
Vergeet je niet te abonneren op ons kanaal om geen enkele "ins en outs" te missen. Wil je meer weten over het implementeren van een kwaliteitsbeheersysteem dat écht werkt? Neem contact op met Kwaliteitsbureau Inzicht.
